#acción, #archivo y #espera

Me preguntan en Twitter acerca de mi sistema de organización. Viene derivado de leer un poco sobre el GTD, el libro sobre Productividad que escribió Berto en 2009, y también de leer al amigo Maeda y su libro, así­ como bastante prueba y error, como todo.

No sé si el sistema es válido para todo tipo de persona y trabajos, pero sí­ es cierto que a mí­ me lleva sirviendo unos cuantos años, soportando cambios de SO (Windows, Mac), de entorno (Gmail, Outlook, Mail.app, Dropbox…). Para que tenga tanta flexibilidad de adaptación a todos estos entornos partimos de una idea bastante sencilla que se puede aplicar a bastantes cosas.

En qué consiste

La idea clave es que un elemento del sistema solo puede estar en uno de los tres estados:

  • #acción: requiere de acción por mi parte. Cuanto más vací­o menos cosas tengo en mi tejado y viceversa.
  • #archivo: cosas que ni requieren de la acción de otra persona ni mí­a, simplemente permanecen ahí­ archivadas para su consulta periódica.
  • #espera: requiere de la acción de otra persona, por tanto requiere de mi espera. Cuanto más vací­o menos cosas debo esperar.

Obviamente, muchos elementos transitan de un lugar a otro y en muchas ocasiones no pasan a formar parte del #archivo sino que directamente son eliminados. En el #archivo solo se mantiene lo esencial que podrá ser consultado en algún momento del futuro. Además, este sistema puede convivir en muchas ocasiones con otros, como por ejemplo tags y software de email: un tag de un departamento y un tag de estado (#acción, #archivo, #espera).

Dónde lo uso

Empecé a usar este sistema para organizar mi correo electrónico. Me funcionó independiente del sistema: en Gmail tags y en Outlook categorí­as de colores (verde para #acción, rojo para #archivo y ámbar para #espera, igual que un semáforo, con su lógica similar). De esta manera no tengo nada en la bandeja de entrada sino que tengo todo archivado en su carpeta consecuente y solo consulto las cosas que tengo pendientes o por las que estoy esperando.

Por ejemplo, puede ayudarme a revisar semanalmente las cosas por las que estoy esperando (todos los Viernes a última hora, para enviar un recordatorio a quien me siga debiendo algo) o también para priorizar según qué cosas y mantener una cierta agilidad en el flujo. Además, el hecho de tener filtros en el correo electrónico ayuda muchí­simo: todas las newsletters que recibo se marcan automáticamente como leí­das y aparecen directamente en #acción para que las vaya consultando y que así­ dejen solo lo importante en la bandeja de entrada. Minimalismo aplicado al correo electrónico.

Con el tiempo probé a aplicarlo también en carpetas de archivos. La idea partió de la lógica de sincronizar archivos entre mi casa y la oficina, por lo que simplificándolo un poco hice tres carpetas en Dropbox/Tresorit, cada una con su nombre. De esta manera, en mi escritorio solo tengo tres carpetas, que son en realidad accesos directos a esas carpetas en la nube para asegurarme que todo con lo que trabajo está disponible en todos los ordenadores y dispositivos con los que trabajo dí­a a dí­a:

Puntos clave de mi organización personal

Hay cosas muy personales para cada uno: el equipo de fútbol, el partido polí­tico, su peluquero… y también su método de gestión personal / gestión de tareas, dependiendo a quién le preguntes te dirá una cosa u otra.

En los últimos años (y especialmente desde que trabajo) noto como tengo que organizar mucho más el tiempo para mis proyectos personales. Por ello, por si alguien está interesado, comento un poco cómo me organizo.

Soy un poco fan-amigo de Berto Pena, pero ya de antes de que sacase el libro y todo lo que ha montado: escucho su curso online de productividad / podcast semanal y compré Gestiona mejor tu vida, aunque tengo que reconocer que lo tengo a medio terminar en el armario de mi casa. Vamos por partes:

Agenda

Hay gente que ha conseguido sincronizar su iCal con su Google Calendar y a su vez con su iPhone y con su tostadora. Yo podrí­a intentarlo pero me da tal pereza / practicidad que sinceramente, no lo hago.

Hace unos años compré para probar una agenda Moleskine, de las Weekly Notebook Diary, que son de tapa blanda (andan sobre los 10 euros en librerí­as y sitios así­). Me gusta y he seguido comprándola desde 2007 hasta ahora por varios motivos:

  • Tiene tapa blanda y es el tamaño pequeño de Moleskine, puede llevarse en bolsillos incluso.
  • Me encanta la división, porque a la izquierda muestra la semana (donde poder ir anotando las cosas especí­ficas para cada dí­a) y a la derecha es una libreta rayada, donde podemos ir anotando las tareas que nos surjan.
  • Es una Moleskine, y quieras o no es preciosa, resistente y va a estar siempre ahí­, soy muy fan, lo reconozco.

¿Qué hago con la agenda? En la parte de la derecha voy anotando las cosas que surjen, y con cada elemento de la lista pongo una raya pequeña y pongo otra haciendo una cruz cuando está completada: las tareas con una lí­nea al lado están sin completar y las de la cruz completadas.

De esta manera, el Domingo a última hora (cuando uno empieza a preparar la semana antes de irse a dormir) repaso las tareas, muevo el separador a la semana siguiente y también muevo las tareas incompletas a la semana que va a empezar.

Post-its

También, soy muy fan de los post-its, especialmente en la oficina, porque voy anotando cosas pendientes y sé que están ahí­, es algo que en parte aprendí­ de Alberto (mi jefe). ¿Recomendación? Los post-its marca «Post-it» que ponen «super sticky» por fuera, los que compras en «los chinos» se despegan a la media hora…

Obviamente los post-its no se van a eliminar solos, así­ que intenta ir disminuyendo ese particular buzón de entrada que tengas por tu mesa adelante cuando tengas un poco de tiempo.

E-mail

Recibo bastante email, aunque creo que cada vez menos. Tuve una BlackBerry 8310, tuve una cuenta Pro en Remember The Milk, he leí­do la traducción de Getting Things Done al Castellano, aún pago una premium de Evernote que no uso mucho…creo que he hecho de todo.

¿Mi sistema actual para el email? Uso Gmail y Google Apps for your Domain (en Mac tiro de Mailplane, va como un tiro si tienes 12 cuentas de Gmail-Google como yo). Entonces, intento tener a 0 mi bandeja de entrada, a costa de sacrificar mis «starred», elementos con estrella.

El sistema es un poco GTD: si la acción es sólo responder y no es muy largo respondo, si requiere de algo le pongo una estrella y lo archivo. De vez en cuando, como una o dos veces a la semana, entro en los elementos con estrella e intento vaciarla, a veces lo consigo y otras veces queda algo para la semana siguiente. Esta misma táctica la uso con Google Reader.

RSS – Google Reader

Reconócelo: no puedes estar al tanto de la nueva tarjeta que saque Nvidia, del último viral de internet y además de El Mundo Today. Por tanto, vamos por partes:

  • Google Reader tiene atajos de teclado, úsalos por Jobs, prueba a pulsar J y K para avanzar y retroceder, S para marcar como estrella y shift+S para compartir. Sólo leo los titulares y en modo expandido, así­ que si veo que es interesante lo marco como starred y luego le meto un repaso, y así­ tengo a cero todo.
  • Google Reader tiene una cosa chula que son los Trends, donde puedes ver qué feeds publican más y así­ poder reflexionar si realmente te aportan algo. Hice limpieza y sólo debo leer ahora mismo 1 ó 2 blogs comerciales o blogs que publiquen mucho, lo que hago es visitarlos por web cuando tengo algo de tiempo libre, al igual que Menéame y cosas similares. Suscribirte a ese tipo de sitios es una masacre.

Recomendaciones de gente y demás

Ayer lo hablaba con Mauro: sí­, de acuerdo, Twitter, Google Reader y toda esta movida de información recomendada por gente está muy bien, pero a veces hay que saber distinguir que gente, me explico:

  • Facebook te permite hacer listas de tus contactos. Fantástico. Yo tengo 800 contactos en Facebook separados por listas: familia, trabajo, +2 (gente de la que quiero saber su vida, que me importan), +1 (gente que miro menos de cuando en vez), y no conozco (gente que me añade y también de la que no me apetece ver su vida). Plantéatelo; su trabajo me costó meter a 800 contactos en grupos, pero merece la pena.
  • En Twitter la cosa está peor, vamos a ver: sí­, de acuerdo, Twitter te permite hacer listas, fantástico, y de hecho hice un par de listas privadas del tipo «gente que me importa», pero… ¿cuántos lectores de Twitter te permiten leer listas? De los que uso sólo Hootsuite y es para la oficina así­ que nada; en el Mac tiro de Echofon y en el iPhone igual. ¿La solución? Tragar saliva y hacer unfollows en mi lista, dejando sólo a la gente con la que tení­a más afinidad: de 800 following han quedado creo que 180. Se empezaba a hacer inabarcable. Y por cierto, no pienses en leer absolutamente todo lo que sale en tu timeline, NO-HACE-FALTA. La gente se enfada y demás, pero yo nunca me fijo en quién me hace unfollow, os lo juro.
  • En Google Reader igual, y lo peor es que es una cadena: a mi me llega una imagen graciosa de un LolCat o LolDog y me tienta recompartirla (siempre lo acabo haciendo), así­ que viendo que seguí­a a 111 contactos pues acabo compartiendo mil historias con el resto. Igual, Unfollow a quien publique mucho.

Y en fin, creo que éso es todo. No quiero ser un gurú pero quizá a alguien le sirva. Sobre el podcast-curso de Berto Pena pues bueno, por lo que cuesta merece la pena, y alguna cosa he empezado a aplicarla, sobre todo lo de ir con pequeños cambios, veremos cómo empieza el 2010, pero difí­cilmente mejor que este 2009… Por cierto, si alguien quiere que comente qué aplicaciones uso en Internet tipo Basecamp y demás hago otro post ;)

Cómo organizarse con BackPack

Soy un enamorado de Backpack (enlaces con referidos), una herramienta para manejar información online, a modo de «organizador personal» como yo lo uso o bien para manejar equipos de personas e información entre ellas.

Soy un pequeño enamorado también del método GTD (Getting Things Done), y he conseguido en cierta medida conseguir aplicar el método GTD a mi Backpack. Escribo esta entrada a petición de Javier Penalva comentando un poco cómo me organizo, lo intentaré explicar.

Backpack tiene una función fantástica: poder crear notas, listas o colgar imágenes o ficheros si se enví­an a cierta dirección de correo electrónico. De ahí­ que forme el tándem Blackberry + Backpack y enví­e correos electrónicos de cosas a recordar y tenerlas almacenadas para cuando hagan falta.
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