@juanmilleiro Hosti, ahora me intriga tu sistema de organización de carpetitas. ¿Lo tienes explicado en alguna parte?
— Manu Mateos (@manumateos) March 21, 2015
Me preguntan en Twitter acerca de mi sistema de organización. Viene derivado de leer un poco sobre el GTD, el libro sobre Productividad que escribió Berto en 2009, y también de leer al amigo Maeda y su libro, así como bastante prueba y error, como todo.
No sé si el sistema es válido para todo tipo de persona y trabajos, pero sí es cierto que a mí me lleva sirviendo unos cuantos años, soportando cambios de SO (Windows, Mac), de entorno (Gmail, Outlook, Mail.app, Dropbox…). Para que tenga tanta flexibilidad de adaptación a todos estos entornos partimos de una idea bastante sencilla que se puede aplicar a bastantes cosas.
En qué consiste
La idea clave es que un elemento del sistema solo puede estar en uno de los tres estados:
- #acción: requiere de acción por mi parte. Cuanto más vacío menos cosas tengo en mi tejado y viceversa.
- #archivo: cosas que ni requieren de la acción de otra persona ni mía, simplemente permanecen ahí archivadas para su consulta periódica.
- #espera: requiere de la acción de otra persona, por tanto requiere de mi espera. Cuanto más vacío menos cosas debo esperar.
Obviamente, muchos elementos transitan de un lugar a otro y en muchas ocasiones no pasan a formar parte del #archivo sino que directamente son eliminados. En el #archivo solo se mantiene lo esencial que podrá ser consultado en algún momento del futuro. Además, este sistema puede convivir en muchas ocasiones con otros, como por ejemplo tags y software de email: un tag de un departamento y un tag de estado (#acción, #archivo, #espera).
Dónde lo uso
Empecé a usar este sistema para organizar mi correo electrónico. Me funcionó independiente del sistema: en Gmail tags y en Outlook categorías de colores (verde para #acción, rojo para #archivo y ámbar para #espera, igual que un semáforo, con su lógica similar). De esta manera no tengo nada en la bandeja de entrada sino que tengo todo archivado en su carpeta consecuente y solo consulto las cosas que tengo pendientes o por las que estoy esperando.
Por ejemplo, puede ayudarme a revisar semanalmente las cosas por las que estoy esperando (todos los Viernes a última hora, para enviar un recordatorio a quien me siga debiendo algo) o también para priorizar según qué cosas y mantener una cierta agilidad en el flujo. Además, el hecho de tener filtros en el correo electrónico ayuda muchísimo: todas las newsletters que recibo se marcan automáticamente como leídas y aparecen directamente en #acción para que las vaya consultando y que así dejen solo lo importante en la bandeja de entrada. Minimalismo aplicado al correo electrónico.
Con el tiempo probé a aplicarlo también en carpetas de archivos. La idea partió de la lógica de sincronizar archivos entre mi casa y la oficina, por lo que simplificándolo un poco hice tres carpetas en Dropbox/Tresorit, cada una con su nombre. De esta manera, en mi escritorio solo tengo tres carpetas, que son en realidad accesos directos a esas carpetas en la nube para asegurarme que todo con lo que trabajo está disponible en todos los ordenadores y dispositivos con los que trabajo día a día:
