El otro día, hablando con alguien acerca de productividad y organización personal, recordaba algo que había escrito en 2015 y que ha soportado bastante bien el paso del tiempo porque no ha cambiado mucho. Pero he querido actualizarlo con este artículo para contar un poco mejor cómo he adaptado ese sistema GTD a mi día a día para sentirme cómodo con mi trabajo.
El problema
A la hora de adaptar el sistema GTD a mi día a día encuentro un principal problema. Gran parte de mi trabajo consiste en mantener dos sistemas imprescindibles: uno de comunicación y otro de inspiración con fuentes externas. Es decir, consulto y quiero seguir consultando bastantes newsletters, blogs y webs en las que encuentro inspiración para mi día a día y necesito tener un sistema para organizarlo.
El email
El principal reto con el email es, como decía antes: mantener estos dos sistemas separados en cierta manera. ¿Por qué? Porque normalmente lo que necesito para comunicarme suele ser urgente (o al menos caduca en el tiempo) mientras que lo que recibo para inspiración no suele ser urgente, pero sí importante.
Por tanto para mí la clave son las reglas automatizadas de correo. Tengo una única regla de correo a la que voy añadiendo poco a poco direcciones de correo desde las que recibo newsletters y se van metiendo directamente en una carpeta para inspiración.
Suelo consultarla una vez al día, pero he tenido etapas de mucho trabajo y haber llegado a 400 emails pendientes de lectura (de 3/4 meses) que he conseguido haber bajado a 0 tras bajar la carga de trabajo. De esta manera lo relacionado con la comunicación se queda en la bandeja de entrada, mientras lo relacionado con la inspiración va a una carpeta que la consulto cuando tengo un momento.
No uso Gmail ni excesivamente otros productos de Google pero estoy seguro que tienen algo relacionado. Hay muchos servicios de correo electrónico online que cuidan tus datos personales como Fastmail, Tutanota o Protonmail y que funcionan estupendamente bien con reglas de correo. He probado estos meses Hey, de los creadores de Basecamp, que tiene como filosofía justo eso mismo ya de serie, pero que no permitan direcciones de e-mails externas para mí es algo bastante en contra y que por tanto he dejado de usar.
Cómo proceso mis fuentes de inspiración
Uno de los retos en los que he avanzado mucho en estos seis años desde el anterior artículo es cómo procesar la información de las fuentes de inspiración. Básicamente mi esquema consiste en tres pasos:
- Sistemas donde recibo esta información: normalmente son newsletters, feeds RSS (uso Feedbin) o webs que me encuentro por redes sociales.
- Sistemas donde proceso la información: habitualmente guardo en Instapaper todo aquello que encuentro interesante pero no puedo consultar en ese momento, sucede lo mismo que con la carpeta de newsletters, intento verlo al final del día o una vez a la semana. Es importante revisarlo para que no se acumule. Una vez leído puedo archivarlo sin más o pasarlo a…
- Sistemas donde guardo la información: es donde más he avanzado en los últimos años. Antes usaba bastante Pinboard pero ahora tengo un archivo personal de consulta (similar a una wiki) donde guardo y agrupo por temáticas links y archivos de distinto tipo que puedo necesitar posteriormente para consulta. Por ejemplo: ideas de campañas interesantes agrupadas por tipo de anunciante, tendencias en marketing y publicidad, artículos sobre aspectos concretos de gestión y liderazgo, etc… . Esto se puede hacer con software como Notion, Workflowy, Evernote o incluso Dokuwiki.
Creo que las ideas más interesantes surgen a partir de la combinación de otras, de ahí que ese archivo personal sea bastante interesante a la hora de necesitar información sobre algo concreto o buscar recursos para alguna tarea.
Lo importante: la asincronía
Llevando años usando un sistema de productividad prácticamente inalterable en cuanto a herramientas y procesos creo que lo importante es su capacidad para no necesitar de inmediatez; es decir: que se adapta a mis periodos de tiempo.
Creo que todos tenemos periodos punta y periodos valle: en mi caso soy mucho más productivo por las mañanas que por las tardes (sí, casi todos los días me trago un sapo a primera hora) y en lo referente al año hay momentos de más carga de trabajo y otros de menos, por los que hay momentos donde se me acumula esa información importante pero no urgente sin interferir en la información urgente e importante. Para mí eso es esencial.
Por eso cuando tengo momentos más valle y con menos carga de trabajo puedo acudir a donde sé tengo información pendiente y la reviso, informándome y guardándola en mi fichero o directamente eliminándola. Esa asincronía que hace al sistema flexible como un junco creo que es esencial, al menos para mí; si tuviese que estar consultando la información cuando llega y no cuando yo decida me machacaría a nivel productividad.
Me pasa algo similar con las notificaciones del móvil: no tengo notificaciones de mensajería instantánea como What’s App o email, soy bastante estricto con eso. Tampoco tengo activadas las notificaciones de correo nuevo en el ordenador del trabajo. Si hay algo urgente me llamarán, si no puede esperar una hora o dos. Berto Pena tiene una frase que se me grabó a fuego hace años y es que «la tecnología está muy bien, pero nadie nos ha enseñado a usarla» y, por defecto, ella manda sobre nuestras vidas y nuestro día a día y no al revés. Cuando eres tú el que decide a qué dedicar cada minuto de tu vida y dónde poner el foco es cuando las cosas empiezan a cambiar.
PD: Dos libros interesantes sobre productividad editados en los últimos meses/años son Make Time y Deep Work.