Me preguntan en Twitter acerca de mi sistema de organización. Viene derivado de leer un poco sobre el GTD, el libro sobre Productividad que escribió Berto en 2009, y también de leer al amigo Maeda y su libro, así­ como bastante prueba y error, como todo.

No sé si el sistema es válido para todo tipo de persona y trabajos, pero sí­ es cierto que a mí­ me lleva sirviendo unos cuantos años, soportando cambios de SO (Windows, Mac), de entorno (Gmail, Outlook, Mail.app, Dropbox…). Para que tenga tanta flexibilidad de adaptación a todos estos entornos partimos de una idea bastante sencilla que se puede aplicar a bastantes cosas.

En qué consiste

La idea clave es que un elemento del sistema solo puede estar en uno de los tres estados:

  • #acción: requiere de acción por mi parte. Cuanto más vací­o menos cosas tengo en mi tejado y viceversa.
  • #archivo: cosas que ni requieren de la acción de otra persona ni mí­a, simplemente permanecen ahí­ archivadas para su consulta periódica.
  • #espera: requiere de la acción de otra persona, por tanto requiere de mi espera. Cuanto más vací­o menos cosas debo esperar.

Obviamente, muchos elementos transitan de un lugar a otro y en muchas ocasiones no pasan a formar parte del #archivo sino que directamente son eliminados. En el #archivo solo se mantiene lo esencial que podrá ser consultado en algún momento del futuro. Además, este sistema puede convivir en muchas ocasiones con otros, como por ejemplo tags y software de email: un tag de un departamento y un tag de estado (#acción, #archivo, #espera).

Dónde lo uso

Empecé a usar este sistema para organizar mi correo electrónico. Me funcionó independiente del sistema: en Gmail tags y en Outlook categorí­as de colores (verde para #acción, rojo para #archivo y ámbar para #espera, igual que un semáforo, con su lógica similar). De esta manera no tengo nada en la bandeja de entrada sino que tengo todo archivado en su carpeta consecuente y solo consulto las cosas que tengo pendientes o por las que estoy esperando.

Por ejemplo, puede ayudarme a revisar semanalmente las cosas por las que estoy esperando (todos los Viernes a última hora, para enviar un recordatorio a quien me siga debiendo algo) o también para priorizar según qué cosas y mantener una cierta agilidad en el flujo. Además, el hecho de tener filtros en el correo electrónico ayuda muchí­simo: todas las newsletters que recibo se marcan automáticamente como leí­das y aparecen directamente en #acción para que las vaya consultando y que así­ dejen solo lo importante en la bandeja de entrada. Minimalismo aplicado al correo electrónico.

Con el tiempo probé a aplicarlo también en carpetas de archivos. La idea partió de la lógica de sincronizar archivos entre mi casa y la oficina, por lo que simplificándolo un poco hice tres carpetas en Dropbox/Tresorit, cada una con su nombre. De esta manera, en mi escritorio solo tengo tres carpetas, que son en realidad accesos directos a esas carpetas en la nube para asegurarme que todo con lo que trabajo está disponible en todos los ordenadores y dispositivos con los que trabajo dí­a a dí­a: