En Zen Habits, uno de mis blogs favoritos en inglés, publican una entrada simplificando el método GTD que, para quien no lo conozca, puede leer esta entrada mía o la categoría sobre GTD en este blog. Pues bien, voy a traducir ese artículo al castellano para quien le interese, ahí va:
Simplificando la complicada organización GTD de David Allen
Echa un ojo a la organización de la derecha. Fue publicado en un artículo de CNNMoney por David Allen y en él se muestra la organización GTD del propio David.
Su manera de organizarse es muy complicada
Sólo es mi opinión, aunque el creador de GTD es un ejemplo vivo de cómo GTD es un genial sistema que tiene geniales conceptos, pero puede llegar a ser demasiado pesado y complicado cuando se implementa.
No tiene por que ser así
No hay razón por la cual GTD tiene que ser tan complicado. Yo he escrito acerca de esto antes, pero pensé que sería mejor usar el gráfico aquí como una ilustración de lo difícil que es y cómo debe ser simplificado.
Vamos a hacer una comparación de los GTD de David Allen y el GTD simplificado de Leo Babauta:
Herramientas de David Allen
- Un conjunto de 5 bandejas para el escritorio.
- Un portátil con un hub USB para el iPod, cámara, teléfono móvil, grabadora digital y un disco duro externo.
- Una Palm Treo para organizarse y un teléfono móvil.
- Software Lotus Notes para todo el GTD y el correo; Word, Excel y PowerPoint.
- Dos archivos con cajones.
- Un maletín.
- 5 fundas para archivar de plástico.
- Un organizador para el escritorio.
Herramientas de Leo
- Pequeña libreta Moleskine y un bolígrafo.
- Una única bandeja en el escritorio, para ser usada como bandeja de entrada.
- Un ordenador de escritorio.
- Navegador Firefox, Gmail, Google Docs y WordPress.
Y ya está. No tengo que llevar un maletín, un teléfono móvil, una Palm o tener que viajar llevando ficheros en carpetas de plástico. Yo tengo un sistema de ficheros de un sólo cajón, y no uso nada más. Pronto sacaré todo ese fichero y guardaré todo lo que tenga en cajas. No necesito un organizador para el escritorio porque no tengo muchas cosas que organizar. Y tampoco uso Powerpoint.
Bien, seré el primero en admitir que la vida de David Allen y la mía son completamente diferentes «” él tiene más que hacer que yo, básicamente. Pero ahí está mi ventaja «” si simplificas tu vida no necesitarás todas esas herramientas.
¿Estoy diciendo que soy mejor que David Allen, o que mi configuración GTD es mejor? No. í‰l usa lo que necesita usar, y lo mismo yo. Pero cuando miras a todas esas configuraciones, ¿quién crees que gasta menos tiempo manteniendo su sistema, y quién crees que ha quitado todo el estrés que ello le daba? Se podría debatir, pero creo que soy yo.
Lo bueno de este ejercicio diría que es que debemos echar un ojo a la configuración que usamos y ver si sería mejor simplificar la configuración. Sobre esto, hablaré un poco.
Si estás pensando simplificar tu sistema GTD y sus herramientas, aquí tienes unas sugerencias:
- Reduce tus bandejas de entrada. ¿De cuántas maneras distintas entran cosas en tu vida? ¿Tienes 5 lugares distintos en casa o en el trabajo a donde llega el papel? ¿Y qué me dices del email, de mensajes en el buzón de voz, feeds RSS, etc.? Reduce esto para simplificar el sistema en general.
- Sólo ten una herramienta con listas. ¿Tienes una en el teléfono móvil, varias en el ordenador y una en la agenda de papel? Son demasiados sitios para comprobar y estar al tanto. Escoge uno de ellos y continúa con él solo.
- Considera al papel. El papel es muy portable y es muy simple. Es fácil de usar y puede ser adaptado a tus necesidades. Puedes usarlo en tu ordenador y en la calle, en el trabajo y en casa. Para mí, es la configuración más fácil posible.
- Ponte siempre en linea. Yo necesito trabajar con mis cosas en múltiples lugares, por lo tanto es necesario para mí una configuración que siempre esté en línea. No necesito guardar mis artículos o mis archivos para trabajar en mi disco duro nunca más. Uso Gmail y Google Docs (y WordPress para publicar este blog), y la ventaja no sólo es que son muy accesibles desde cualquier lugar, sino que son fácilmente localizables mediante búsqueda, por lo que me olvido de separar y organizar.
- Reducir antes de organizar. Si tienes varias cosas que organizar, entonces organizarlas será sencillo. Creo que el problema de David es que tiene demasiadas cosas que organizar. Es por ello que necesita un maletín y fundas para archivar de plástico, así como el organizador para el escritorio y una bandeja de entrada con 5 plantas. Antes de nada, el tiene una Palm Treo y un portátil, ¿por qué necesita llevar todo ese papel? Guarda tus cosas en el ordenador en lugar de imprimirlas. Dile a la gente que te mande cosas por correo en lugar de dártelas en papel. ¡í‰l es el jefe! Pero aunque eso no sea posible para él, es posible para el resto de nosotros. Podemos reducir el montón de papeleo que tenemos y que nunca necesitamos organizar.
- Reduce tus necesidades. Esto está relacionado con el punto anterior, pero déjame darte otro ejemplo acerca de reducir tus cosas: ¿Por qué la gente necesita un programa complicado y con mil cosas como Microsoft Word? Por diferentes razones, lógico, pero básicamente porque necesitan darle formato a un documento. Pero la información en un documento sólo es información «” ¿qué me dices sobre simplificar cómo debe ser formateado? Eso no es posible para alguna gente, pero he encontrado que es posible para mí, y quizá para ti. Entonces, posiblemente no necesites Microsoft Word…puedes usar Google Docs o cualquier simple programa. Piensa acerca de tus necesidades y mira si pueden ser simplificadas «” entonces las herramientas que uses pueden serlo también.
Actualización: Me chivan por ahí un buen artículo sobre GTD en Castellano : GTD revisitado.