Hay cosas muy personales para cada uno: el equipo de fútbol, el partido político, su peluquero… y también su método de gestión personal / gestión de tareas, dependiendo a quién le preguntes te dirá una cosa u otra.
En los últimos años (y especialmente desde que trabajo) noto como tengo que organizar mucho más el tiempo para mis proyectos personales. Por ello, por si alguien está interesado, comento un poco cómo me organizo.
Soy un poco fan-amigo de Berto Pena, pero ya de antes de que sacase el libro y todo lo que ha montado: escucho su curso online de productividad / podcast semanal y compré Gestiona mejor tu vida, aunque tengo que reconocer que lo tengo a medio terminar en el armario de mi casa. Vamos por partes:
Agenda
Hay gente que ha conseguido sincronizar su iCal con su Google Calendar y a su vez con su iPhone y con su tostadora. Yo podría intentarlo pero me da tal pereza / practicidad que sinceramente, no lo hago.
Hace unos años compré para probar una agenda Moleskine, de las Weekly Notebook Diary, que son de tapa blanda (andan sobre los 10 euros en librerías y sitios así). Me gusta y he seguido comprándola desde 2007 hasta ahora por varios motivos:
- Tiene tapa blanda y es el tamaño pequeño de Moleskine, puede llevarse en bolsillos incluso.
- Me encanta la división, porque a la izquierda muestra la semana (donde poder ir anotando las cosas específicas para cada día) y a la derecha es una libreta rayada, donde podemos ir anotando las tareas que nos surjan.
- Es una Moleskine, y quieras o no es preciosa, resistente y va a estar siempre ahí, soy muy fan, lo reconozco.
¿Qué hago con la agenda? En la parte de la derecha voy anotando las cosas que surjen, y con cada elemento de la lista pongo una raya pequeña y pongo otra haciendo una cruz cuando está completada: las tareas con una línea al lado están sin completar y las de la cruz completadas.
De esta manera, el Domingo a última hora (cuando uno empieza a preparar la semana antes de irse a dormir) repaso las tareas, muevo el separador a la semana siguiente y también muevo las tareas incompletas a la semana que va a empezar.
Post-its
También, soy muy fan de los post-its, especialmente en la oficina, porque voy anotando cosas pendientes y sé que están ahí, es algo que en parte aprendí de Alberto (mi jefe). ¿Recomendación? Los post-its marca “Post-it” que ponen “super sticky” por fuera, los que compras en “los chinos” se despegan a la media hora…
Obviamente los post-its no se van a eliminar solos, así que intenta ir disminuyendo ese particular buzón de entrada que tengas por tu mesa adelante cuando tengas un poco de tiempo.
Recibo bastante email, aunque creo que cada vez menos. Tuve una BlackBerry 8310, tuve una cuenta Pro en Remember The Milk, he leído la traducción de Getting Things Done al Castellano, aún pago una premium de Evernote que no uso mucho…creo que he hecho de todo.
¿Mi sistema actual para el email? Uso Gmail y Google Apps for your Domain (en Mac tiro de Mailplane, va como un tiro si tienes 12 cuentas de Gmail-Google como yo). Entonces, intento tener a 0 mi bandeja de entrada, a costa de sacrificar mis “starred”, elementos con estrella.
El sistema es un poco GTD: si la acción es sólo responder y no es muy largo respondo, si requiere de algo le pongo una estrella y lo archivo. De vez en cuando, como una o dos veces a la semana, entro en los elementos con estrella e intento vaciarla, a veces lo consigo y otras veces queda algo para la semana siguiente. Esta misma táctica la uso con Google Reader.
RSS – Google Reader
Reconócelo: no puedes estar al tanto de la nueva tarjeta que saque Nvidia, del último viral de internet y además de El Mundo Today. Por tanto, vamos por partes:
- Google Reader tiene atajos de teclado, úsalos por Jobs, prueba a pulsar J y K para avanzar y retroceder, S para marcar como estrella y shift+S para compartir. Sólo leo los titulares y en modo expandido, así que si veo que es interesante lo marco como starred y luego le meto un repaso, y así tengo a cero todo.
- Google Reader tiene una cosa chula que son los Trends, donde puedes ver qué feeds publican más y así poder reflexionar si realmente te aportan algo. Hice limpieza y sólo debo leer ahora mismo 1 ó 2 blogs comerciales o blogs que publiquen mucho, lo que hago es visitarlos por web cuando tengo algo de tiempo libre, al igual que Menéame y cosas similares. Suscribirte a ese tipo de sitios es una masacre.
Recomendaciones de gente y demás
Ayer lo hablaba con Mauro: sí, de acuerdo, Twitter, Google Reader y toda esta movida de información recomendada por gente está muy bien, pero a veces hay que saber distinguir que gente, me explico:
- Facebook te permite hacer listas de tus contactos. Fantástico. Yo tengo 800 contactos en Facebook separados por listas: familia, trabajo, +2 (gente de la que quiero saber su vida, que me importan), +1 (gente que miro menos de cuando en vez), y no conozco (gente que me añade y también de la que no me apetece ver su vida). Plantéatelo; su trabajo me costó meter a 800 contactos en grupos, pero merece la pena.
- En Twitter la cosa está peor, vamos a ver: sí, de acuerdo, Twitter te permite hacer listas, fantástico, y de hecho hice un par de listas privadas del tipo “gente que me importa”, pero… ¿cuántos lectores de Twitter te permiten leer listas? De los que uso sólo Hootsuite y es para la oficina así que nada; en el Mac tiro de Echofon y en el iPhone igual. ¿La solución? Tragar saliva y hacer unfollows en mi lista, dejando sólo a la gente con la que tenía más afinidad: de 800 following han quedado creo que 180. Se empezaba a hacer inabarcable. Y por cierto, no pienses en leer absolutamente todo lo que sale en tu timeline, NO-HACE-FALTA. La gente se enfada y demás, pero yo nunca me fijo en quién me hace unfollow, os lo juro.
- En Google Reader igual, y lo peor es que es una cadena: a mi me llega una imagen graciosa de un LolCat o LolDog y me tienta recompartirla (siempre lo acabo haciendo), así que viendo que seguía a 111 contactos pues acabo compartiendo mil historias con el resto. Igual, Unfollow a quien publique mucho.
Y en fin, creo que éso es todo. No quiero ser un gurú pero quizá a alguien le sirva. Sobre el podcast-curso de Berto Pena pues bueno, por lo que cuesta merece la pena, y alguna cosa he empezado a aplicarla, sobre todo lo de ir con pequeños cambios, veremos cómo empieza el 2010, pero difícilmente mejor que este 2009… Por cierto, si alguien quiere que comente qué aplicaciones uso en Internet tipo Basecamp y demás hago otro post ;)
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Tweetie soporta listas. Y puedes ampliar el tamaño del texto todo lo que necesites. ;)
Hola Sergio,
Sí, de acuerdo, Tweetie soporta listas (yo mismo lo tengo de pago en el iPhone aunque no lo use), pero es un auténtico coñazo entrar a la aplicación cada vez y entrar en la lista de “gente que conozco”. Otro gallo cantaría si pudieses hacer que te cargase por defecto al entrar en la aplicación una lista que le digas y considerarla “tu timeline”.
De vez en cuando hay que hacer limpieza. E intentar no tener en GReader Tumblr de gente que renueve muy a menudo, o medios online tipo periódicos o así, porque sino acumulas demasiadas entradas por leer.
No obstante, peco y me dejo AscoDeVida y varios blogs de descargas directas, que lo miro una vez a la semana.
Hombre, si publicas ese post de aplicaciones de Internet tipo Basecamp y demás, algunos te lo agradeceríamos mucho ;)
Por otro lado, me he acordado de que tengo una pila de post-its y he tenido que pegar uno con una nueva tarea. Ahí está, pegado al monitor. Que esa es otra: ¿dónde los sueles pegar?
Hola Dani… buena pregunta la última. Pues tanto en mi casa de Pontevedra como en mi puesto en la oficina en Salamanca tengo todo bastante organizado (y limpio) de tal manera que suelo tener sitio suficiente como para que girando un poco la cabeza pueda leer de un vistazo qué marrones tengo pendientes, así que a la izquierda o a la derecha del teclado :)
PD: Sí, cierto, tener una mesa impecable, con espacio y limpia ayuda muchísimo a la productividad. Viva el minimalismo ;)
Muy Interesante lo que compartes Juanan! :) … A mi idealmente me gustaría poder “agilizar” mi organización, sincronizar la agenda entre dispositivos y seguir mi día a día en base a ello… pero a mi me pasa lo que comentas … es un poco rollo y ya que paso la gran mayoria del tiempo en un escritorio se me hace mucho más fácil tener un listado “To Do” priorizando las tareas por importancia, tiempo para realizarlas, etc.
Sin embargo, espero mejorar esto: En el curso de comunicación al que asistí la semana pasada nos dieron unos tips simples pero interesantes para organizarnos que planeo poner en práctica este nuevo año y compartir con el equipo cuando regrese ;) … De entrada: Escribir los objetivos profesionales y personales a alcanzar en el 2010, especificando las metas por trimestre siempre es un buen comienzo! :D
Hola!
Yo he probado muchos métodos, lo que pasa es que me es difícil seguir por ejemplo el GTD a rajatabla porque mi volumen de tareas ahora mismo es muy pequeño.
Así que lo que he hecho ha sido adaptarlo a mis necesidades.
Llevo casi siempre una Moleskine encima, para las tareas programadas, uso la Agenda del iPhone o el Mac y sincronizan solas gracias a MobileMe (30 euros al año si la compras por eBay).
Para tareas al final he optado por Remember The Milk porque es el único que me sincroniza tanto en iPhone como en el Mac como en web de una forma súper sencilla.
Sobre el tema de perder el tiempo con Google Reader, Twitter y Facebook, es una de mis tareas pendientes. Como estoy en una época en la que lo que tengo que hacer no es con horarios, me lo voy organizando todo sobre la marcha y tuiteo y abro el Google Reader bastante.
Ojalá en 2010 pueda estar ocupado en algo realmente serio y entonces me organizaré mucho mejor.
Un saludo!